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更新日:2020年3月30日

行政監査の結果について(2020年3月30日更新)

令和元年度行政監査の結果について

監査の概要

監査のテーマ

許認可等事務に係る「審査基準」及び「標準処理期間」の遵守状況等について

監査の目的

許認可等事務は、県民の生活や社会経済活動に密接に関わるものであるため、公正の確保、透明性の向上、事務処理の適正化、簡素化及び効率化が求められる。

一方、これらを担保する行政手続に関する法令の施行から20年以上経過するなど、改めて、許認可等事務に関し、関係法令の遵守や手続の簡素化及び効率化などの観点から監査を実施することで、今後の適正な事務処理の確保や県民サービスの向上を図る。

監査対象所属

行政手続法(平成5年法律第88号)及び宮崎県行政手続条例(平成7年宮崎県条例第29号)が適用される事務を所管する所属。

監査の着眼点

事務処理の体制
  1. 審査基準は設定されているか、公にされているか。
  2. 標準処理期間は設定されているか、公にされているか。
  3. 事務の受付体制(窓口表示や申請書様式等の備付け)は適正に確保されているか。
  4. 担当職員に対する指導体制の整備(合同研修、マニュアル整備、OJT等)はおこなわれているか。
事務処理の状況
  1. 「申請書の審査」、「許可期間満了後の確認」等の進捗状況の管理は行われているか。
  2. 放置案件はないか。
  3. 標準処理期間内の処理に努めているか。
  4. 不許可の場合、処分内容が具体的に明示されているか。
申請手続の簡素化及び効率化
  1. 申請書類の簡素化が図られているか。
  2. 電子申請が導入されているか、又は導入に向けた検討を行なっているか。
  3. 事務作業軽減等効率化に向けた取組を行なっているか。
適正な文書事務処理の確保
  1. 申請書類の保管、管理は適正に行われているか。
  2. 公印の押印は適正に行われているか。

監査の実施方法

監査を実施するに当たり、全所属に対して平成30年度の許認可等事務の状況を事前に調査した上で、許認可事務の処理件数、部局バランス、地域バランス等を考慮して監査対象事務、所属を選定し、15事務、延べ33所属を対象に監査を実施した。

監査の実施期間

令和元年5月28日から令和2年1月24日まで

監査意見

行政手続に関する法令が制定されて20年以上が経過し、審査基準や標準処理期間などの基本的事項はおおむね浸透したものの、受付や補正の考え方などには改めて確認の必要なものも見られた。

また、事務改善や県民サービスの向上に取り組んでいる所属が見られたが、事務処理について一層の改善を検討する必要があるものも見られた。

そのため、今回の監査の結果を踏まえ、以下のとおり意見を述べる。

事務処理の体制について

  • (1)審査基準が現状と一致しているかなどについて定期的に点検を行うことが望まれる。
  • (2)標準処理期間を設定していない所属においても、法令の趣旨を踏まえ、標準処理期間の設定を検討されたい。
  • (3)案内表示について、申請者に分かりやすい表示となっているか、表示を増やす必要はないかについて改めて点検し、必要に応じて改善するとともに、案内表示が現在なされていない所属については、一部であっても必要とされる申請者がいれば、表示を行うことが望まれる。
  • (4)事務処理の統一性を図り、適正な処理を確保するために、所管課等が定めた正式な共通マニュアルを作成することが望まれる。

事務処理の状況について

  • (1)一部の所属においては、申請書類に不備があった場合は、到達日に受付印の押印を行わずに補正を指示し、補正が完了して日付で受付印を押印していた。到達日を基準とする行政手続法に沿った適切な進捗管理を行うためには、到達日に受付印を押すことが必要である。
  • (2)事務処理の進捗管理については、上司が必ず確認するなど、組織的な管理を徹底することが望まれる。
  • (3)補正を行うにあたって、期限を定めていない所属が見られたが、是正を行うとともに、申請者とのやりとりを明確にし、事務の進捗管理を行うため、実際に補正を行なった日時や内容等を記録する必要がある。

申請手続の簡素化及び効率化について

  • (1)申請者の利便性の向上が見込まれる場合は、電子申請の導入について検討することが望まれる。
  • (2)県庁ホームページから申請書類等のダウンロードができない事務については、掲載の可否について検討することが望まれる。
  • (3)申請書様式の印刷について、所管課で一括して印刷し配布することで、印刷事務の効率化や経費の節減につながることも想定されるため、所管課での総合的観点からの検討が望まれる。

適正な文書事務処理の確保について

  • (1)書類の保管場所を指定し、担当者個人だけでなく、担当内で保管場所を共有する必要がある。
  • (2)印影印刷をした用紙の受払簿を作成するとともに、保管場所の見直しを行う必要がある。

監査報告書ファイルのダウンロード

参考

行政監査とは

行政監査は、財務事務を中心とする定期監査とは異なり、行政事務を幅広く監査対象としている。

地方自治法第199条第2項の規定による、普通地方公共団体の執行(内部組織、職員の配置、事務処理の手続、行政の運営等)についての監査であり、毎年テーマを変えて実施している。

過去5年間の実施状況

実施年度 テーマ 監査報告書ファイルのダウンロード
平成26年度 試験研究機関における重要備品の管理・活用状況について 監査報告書・平成27年3月公表分(PDF:613KB)
平成27年度 NPO法人との協働について 行政監査報告書・平成28年4月公表分(PDF:722KB)
平成28年度 相談窓口業務について 行政監査報告書・平成29年4月公表分(PDF:297KB)
平成29年度 県の機関における自動体外式除細動器(AED)の設置及び管理等について 行政監査報告書・平成30年4月公表分(PDF:2,923KB)
平成30年度 県が管理する施設内に事務局を置く任意団体について 監査報告書・平成31年3月公表分(PDF:842KB)

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お問い合わせ

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