第8回個人情報保護審議会議事録
1.日時
平成22年2月8日（月曜）午後2時30分～午後4時30分
2.場所
県庁本館3階特別室
3.出席者
- 日野会長、澤田委員、山口委員、林委員、南委員
- 事務局
- 堀野総務課長、上山総務課課長補佐、櫻田副主幹、関谷主査、黒木主事
- 実施機関
- 建築住宅課志賀主幹、池北主査、汐川主任主事
- 市町村課田原課長、佐藤主幹、長友主任主事
4.議題
- 個人情報保護制度の運用状況について
- 個人情報保護に関する最近の動きについて
- 諮問第37号
個人情報の取扱い原則の例外事項について
- 諮問第38号
住民基本台帳ネットワークシステムにおける本人確認情報を利用する事務の拡大について
5.議事経過と結果
(1)個人情報保護制度の運用状況について
平成20年度及び平成21年度12月末現在の運用状況について事務局より説明した。
平成20年度においては、書面による開示請求の受付請求件数は28件で、決定内容は、全部開示が11件、部分開示が12件、文書不存在による不開示が1件、却下が4件であった。
口頭による開示請求（簡易開示）は、該当試験数が53あり、開示件数は900件であった。
訂正請求、利用停止請求、及び不服申立ては該当がなかった。
平成21年度12月末現在においては、書面による開示請求の受付請求件数は8件で、決定内容は、全部開示が5件、部分開示が3件、文書不存在による不開示が1件であった。なお、1件の開示請求につき、複数の保有個人情報が対象となり、それぞれの保有個人情報について決定が行われた例があるため、請求書受付件数と決定件数は一致しない。
訂正請求、利用停止請求、及び不服申立ては該当がなかった。
(2)個人情報保護に関する最近の動きについて
事務局より、下記について概要説明を行なった。
- 県における個人情報流出事案について
「県民の声」に関する資料が流出した事案
- 個人情報保護法の所管庁の移管について
（主な質疑）
- 委員
原本よりはコピーの流出というのが多い。コピーが安易にとられるというのが問題なのでは。原本の管理と比べてコピーの管理はおざなりになりやすい。シュレッダーにきちんとかけることが大事。
- 委員
流出した資料はリサイクルに出されたのか。
- 事務局
焼却又は溶解処理をするものなので、その処理の過程で別のルートに紛れたと思われる。
- 委員
流出した資料は、取り扱う人が限られているはず。その人たちがコピーしたものをどうしたのかきちんと調べてもらわないと。流出原因が分からなかったでは安易すぎる。教育が重要だが、研修を受ける人の意識が大事。いくら研修をしても、意識がないと流出事故が後をたたないのでは。こういう事故があると県民の声に寄せようということ自体が少なくなると思う。原因が分からなかったというのではなく、もう少ししっかり原因究明をして欲しい。
(3)諮問第37号（宮崎県営住宅管理システム関連建築住宅課案件）
事務局及び建築住宅課より、条例上の「オンライン結合の制限の例外事項」及び諮問案件について概要説明を行なった。
本案件については既に答申を行なっているが、接続先が指定管理者に変更・拡大することに伴い再諮問したものである。
（主な質疑）
- 委員
指定管理者になるには厳格な審査があるのか。
- 実施機関
県の募集に申込みがあった者に対し、資格要件の審査を実施し、さらにヒアリングなどによる第三者機関の審査を経た上で、指定管理者の指定を行なっている。
- 委員
指定業者が変わることもあるが、ユーザー管理はどうしているのか。
- 実施機関
最低年一回、建築住宅課より指定管理者にパスワードの登録申請を出させて、前年度と違うパスワード等を登録させており、建築住宅課で一括管理をしている。
- 委員
年度途中で担当者が辞めた場合はどうするのか。
実施機関辞めたことの報告を出させて、パスワード等を変更させている。
- 委員
指紋登録のユーザー管理はどこがやっているのか。
- 実施機関
指定管理者で登録し、県に報告することとしている。県から時々監査に行くので、その際に実際にやらせてチェックを行なっている。
- 委員
パスワードの変更等は建築住宅課でできるのか。
- 実施機関
建築住宅課でできる。
- 委員
その事務を行なう職員は指定されているのか。
- 実施機関
決まった職員のみが行なう。
- 委員
誰がいつユーザー登録を変更したというのは、ログとして残っているのか。
- 実施機関
はい。
- 委員
県の方で指定管理者に対して、監査や指導、チェックというのをきちんと行なうということか。情報の漏えいは人によるところが大きいと思う。（財）県建築住宅センターは県の外郭団体だが、今度は全くの民間なので、前回とは違う。
- 実施機関
指導、監査をしっかりと行なっていきたい。
- 委員
しっかりとしたシステムなので、システム内という機械的な漏えいはないと思うが、プリントアウトした紙の管理という点でどうか。指定管理者が変わって、前年度の指定管理者から紙を綴じたファイルが流出したというようなことが起こると、ものすごく大事な情報が入っているので大変なことになる。指定管理者を別の団体に変えるとき、紙の取扱いはどうするのか。
- 実施機関
現在、指定管理者に対しては、紙は施錠したロッカーに保管し、不要になった資料は100％シュレッダーにかけるよう指導している。指定管理者の交代の場合は、文書の引継リストを作成し、逐一確認させることとする。
- 委員
委託先も県と同じ罰則が適用されるのか。
- 事務局
はい。
審議会としては、このシステムには十分なセキュリティ対策が講じられており、かつ、公益上の必要性も高いことから、今回のオンライン結合による提供については問題ないとの意見で取りまとめることで了承。
引き続き答申書案について審議。
（主な質疑）
- 委員
県営住宅を出た後の住まい探しと、現在の指定管理者との間には利害関係があるので、本当に個人情報の管理をしっかりして欲しい。
- 委員
県営住宅を出た後の住まいをあっせんする意図で情報が漏えいしたとなると深刻な問題になる。前回の（財）県建築住宅センターとは事情が違う。今回は各業者の集まりだから、特定の業者の利益追求ということはなく、団体としては利益を求めないことになるだろうが、意図的に特定の職員が特定の業者に情報を流すようなことが想定されないこともない。そこはチェックをきちんとしてもらわないと。
- 委員
システムだとログが残るが、紙の持ち帰り等だと誰がやったかわからない。
- 委員
個人情報の漏えい等が無いよう、指定管理者に対する指導監督を徹底して欲しい、ということを付言に付け加えた方がいいのではないか。個人情報の流出等がないよう、指定管理者に対する指導監督を徹底させるという旨の付言を追加することで了承。
(4)諮問第38号(住民基本台帳ネットワークシステムにおける本人確認情報の利用事務関連市町村課案件)
事務局及び市町村課より、条例関連規定及び諮問案件について概要説明を行なった。
（主な質疑）
- 委員
今市町村課で端末を使っている職員は何名か。
- 実施機関
システム管理の為に2名が端末を操作できるようにしている。
- 委員
条例で事務を増やしたとき、全部で何人ぐらい使うことになるのか。
- 実施機関
それぞれの事務に1～2名の予定。但し、県税の事務については、各県税事務所で事務を行なうため、各県税事務所につき1～2名と考えている。
- 委員
住基ネットを利用する事務は、関係各課の職員がそれぞれ操作することになるということだが、使用する端末は通常の業務に使用するものか。それとも住基ネット専用の端末か。
- 実施機関
本庁にある端末1台を共有する予定。それぞれ事務を行なう各課に1～2名の取扱職員を指定して、その指定された職員が業務に関して本人確認情報を利用する場合には、端末設置場所に出向いて、端末を使って確認することになる。
- 委員
確認は画面によるものか。印刷して持ち帰ることもあるのか。
- 実施機関
画面上で確認することもあれば、必要に応じて印刷し持ち帰ることもある。
- 委員
印刷について、何か取り決めはあるのか。
- 実施機関
コピーは必要最小限とし、廃棄する場合はシュレッダーを使うように研修を通じて周知徹底する予定。現状もそのような取扱いをしている。
引き続き答申書案について審議。
特に質疑はなく、現在の案で答申書を取りまとめることで了承。