第9回個人情報保護審議会議事録
1.日時
平成23年3月11日午後2時~午後3時
2.場所
県庁本館3階特別室
3.出席者
- 日野会長、澤田委員、濱田委員、林委員、南委員
- 事務局
- 稲用総務部長、緒方部参事兼総務課長、上山副参事兼課長補佐、櫻田主幹、寺原主査
- 町田主任主事
4.議題
- 会長の互選
- 会長職務代理者の指名
- 個人情報保護制度の運用状況について
- 個人情報保護に関する最近の動きについて
- 答申後の状況について
平成22年2月9日付け答申第29号
住民基本台帳ネットワークシステムにおける本人確認情報を利用する事務の拡大について
- その他連絡事項
5.議事経過と結果
(1)会長の互選
宮崎県個人情報保護審議会規則(以下「規則」という。)第2条第1項の規定に基づく委員の互選により、日野委員が会長に選任された。
(2)会長職務代理者の指名
規則第2条第3項の規定に基づく会長の指名により、澤田委員が会長職務代理者に選任された。
(3)個人情報保護制度の運用状況について
平成21年度及び平成22年度(平成23年2月末現在)の運用状況について、事務局から説明した。
- 平成21年度においては、書面による開示請求の受付請求件数は14件で、決定内容は、全部開示が10件、部分開示が4件、文書不存在による不開示が1件であった(※1件の開示請求につき、当該請求の内容により複数の保有個人情報が対象となり、それぞれの保有個人情報について決定が行われた例があるため、請求書受付件数と請求に対する決定の件数は一致しない。)。
- 口頭による開示請求(簡易開示)件数は1,015件であった。
- 訂正請求、利用停止請求及び不服申立ては該当がなかった。
- 平成22年度(平成23年2月末現在)においては、書面による開示請求の受付請求件数は32件で、決定内容は、全部開示が14件、部分開示が17件、不開示が2件、文書不存在による不開示が4件、却下が1件、取下げが1件であった(※1件の開示請求につき、当該請求の内容により複数の保有個人情報が対象となり、それぞれの保有個人情報について決定が行われた例があるため、請求書受付件数と請求に対する決定の件数は一致しない。)。
- 訂正請求及び利用停止請求は該当がなかった。
- 不服申立てについては、宮崎県公安委員会に対する審査請求が1件であるが、平成23年4月以降、当審議会に諮問する予定。
(4)個人情報保護に関する最近の動きについて
事務局から、平成21年度及び平成22年度に本県で発生した個人情報流出事案について、事案の概要及び再発防止の取組の説明を行なった。
- ア.事案の概要
- 「県民の声」に関する資料の流出
- 自動車税滞納処分票の流出
- 漁業協同組合を調査する「常例検査書」のファクシミリによる誤送信
- 住宅用太陽光発電システム導入を支援する補助金交付通知書の誤送付
- 統計調査票回収時の一部紛失
- 県営住宅使用料自動振込利用書のファクシミリによる誤送信
- イ.再発防止の取組
- 個人情報の適正な取扱いの徹底通知の発出
- 個人情報を含む文書のファクシミリによる送信の禁止
- 個人情報保護事務研修の実施(2回、参加者延べ70人)
(主な質疑)
- 委員
資料廃棄の際の資源ごみに紛れたということだが、文書廃棄の際は、リサイクルするということも大事だが、情報の流出のことを考えると、シュレッダーにかけて内容がわからないようにするということは普通やっていることで、今改めて禁止されなければならないくらい県の職員の認識は甘いのかと感じる。
- 総務部長
ファクシミリは、番号を一つ間違っただけで、全然違う所に送ってしまう。せめて二人ぐらいで確認しなければならない。今後は個人情報を含む文書のファクシミリ送信はしないとのことであるが、念には念を入れるべきだ。個人の滞納額や借入明細などが書かれたものをファクシミリで送ること自体、職員の認識が甘いと思う。
- 委員
臨時職員が文書を紛失させたという事案もあるが、臨時職員であろうと正職員であろうと同じ県職員だ。再発防止のための研修では、正職員だけでなく、臨時職員に対しても実施して、重々注意させるべきだ。
- 総務部長
委員の言われるとおりで、職員は、一つ一つの文書の中での個人情報の持つ意味をもう一度考えなければならないと思う。廃棄の際の取扱いを適正に行なうことは当然のことで、それよりも一つ前の段階で、流出した個人情報が自分のものだったらどうなのか、どういう気持ちになるのかといった本当に基本的なところをしっかり押さえていかなければならないと思う。
廃棄に関しては、シュレッダー廃棄は当然のことで、微細に処分することを徹底していかなければならないと思う。
臨時職員も正職員も同じという御意見があったが、これも全くそのとおりで、事務的なことについて研修する前の段階として、「絶対にしてはならないこと」、「しなくてはいけないこと」を徹底していかなけれならないし、あるいは、新人職員であれば、「こういうものはこう処分する」というように、徹底して指導していく必要があると思う。
- 委員
シュレッダーで処理したものを資源ごみの処理業者に回すというのは民間でも結構あるが、シュレッダーで処理したとされていたものが、現実にはシュレッダーにかけておらず、処理業者が回収する時点でどこかに流れているという事例が結構あるのではないか。
シュレッダー処理は、部なのか課なのか、担当者が自分でするのか、シュレッダーにかなりの能力がないと文書化されたものは普通のシュレッダーにはかからないと思う。特に、微細な形にするとなると、担当者にはとてもできないと思う。それはどうなっているのか。
- 事務局
基本的には、課にシュレッダーが1台置いてあって個人で処理している。大量なものについては、大型シュレッダーで処理している。さらに大量にある場合は、処分場までの運搬を業者に依頼し、職員の立ち会いのもとで処分場で処分している。
廃棄の際の流出事案は、処理の過程がしっかり管理されていなかったからだと思う。流出してしまった後では流出経路もわからなくなる。処理の過程をしっかり管理していくことが大事だと思う。
(5)答申後の状況について
平成22年2月9日付け答申第29号により、本審議会で答申した「住民基本台帳ネットワークシステムにおける本人確認情報を利用する事務の拡大」に関する答申後の状況について、市町村課が報告した。
- 審議会の答申を得て、宮崎県住民基本台帳法施行条例(平成14年宮崎県条例第35号)を改正し、住民基本台帳ネットワークシステムの本人確認情報を利用する事務を16事務拡大した(平成22年10月1日公布、同年11月1日施行)。
- 利用事務を拡大することにより、住民票の写し等の交付申請や提出が不要となるといった県民負担の軽減や、県が市町村に公用請求していた住民票の写し等の交付申請、発行手続及び郵送手続が省略されるといった行政(県、市町村)事務の効率化の効果が期待される。
(6)その他(連絡事項)
宮崎県個人情報保護条例(以下「条例」という。)第17条第2号のウに記載されている宮崎県土地開発公社について、同公社の清算結了確認後、平成23年6月定例議会で条例の改正を行なう予定であることについて、事務局から報告した。